TERMENI ȘI CONDIȚII

privind utilizarea website-ului www.docentris.ro

1. Informații despre furnizor

Website-ul https://www.docentris.ro („Website-ul” sau „Site-ul”) este administrat de DOCENTRIS S.A. („Docentris”, „Societatea”, „noi”), societate pe acțiuni cu sediul social în Str. Nicolae Caramfil nr. 71-73, etaj 3, Sector 1, cod poștal 014142, București, România, CUI 16750025, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/14533/2004 (identificator în formatul actual J2004014533400).

Ne puteți contacta la office@docentris.ro, telefon +40 21 409 02 50, de luni până vineri, în intervalul afișat pe pagina de contact.

Acești Termeni reglementează exclusiv accesarea și utilizarea Website-ului. Furnizarea efectivă a produselor și serviciilor Docentris este supusă ofertei acceptate, comenzii confirmate, contractului, anexelor tehnice, condițiilor de licență, SLA-ului și celorlalte documente convenite între părți.

2. Acceptarea și domeniul de aplicare

Prin accesarea sau utilizarea Website-ului, confirmați că ați avut posibilitatea de a consulta acești Termeni și că veți respecta regulile aplicabile utilizării sale. Dacă nu sunteți de acord, vă rugăm să nu utilizați funcțiile interactive și să părăsiți Website-ul.

Politica de confidențialitate și Politica de cookie-uri fac parte din cadrul de informare aplicabil Website-ului, dar nu transformă simpla navigare într-un consimțământ pentru prelucrarea datelor sau pentru cookie-uri neesențiale. Aceste aspecte sunt gestionate potrivit documentelor și opțiunilor dedicate.

Website-ul este orientat în principal către companii, instituții, profesioniști și reprezentanții acestora. Dacă utilizați Website-ul în calitate de consumator, orice drept imperativ recunoscut de lege rămâne neafectat de acești Termeni.

3. Scopul Website-ului și serviciile prezentate

Website-ul oferă informații despre Docentris, experiența și partenerii săi, articole și resurse, precum și despre următoarele categorii principale de servicii:

• soluții de tipărire, echipamente, service și print management;

• soluții de document management și automatizarea fluxurilor documentare;

• securitate IT și servicii asociate protecției infrastructurii și datelor;

• storage, backup și infrastructură IT;

• aplicații ERP, CRM și dezvoltări software personalizate;

• soluții de inteligență artificială și computer vision.

Descrierile au rol general și pot fi actualizate. Disponibilitatea, specificațiile, compatibilitatea, prețul, termenele, nivelul de serviciu și rezultatele asumate se stabilesc numai prin documentele comerciale și contractuale aplicabile.

4. Caracterul informativ și lipsa unei oferte obligatorii

Materialele, exemplele, studiile de caz, valorile orientative, imaginile, demonstrațiile și informațiile tehnice de pe Website sunt furnizate în scop de prezentare. Ele nu constituie, prin ele însele, consultanță personalizată, recomandare profesională completă, ofertă fermă, garanție sau angajament contractual, cu excepția cazului în care se precizează expres contrariul într-un document emis de Docentris.

Pot exista diferențe între imaginile sau configurațiile prezentate și produsele disponibile efectiv. Mărcile, specificațiile și portofoliile producătorilor se pot modifica fără controlul Docentris. Informația comercială relevantă este cea confirmată în scris pentru proiectul sau comanda concretă.

5. Solicitarea ofertelor și încheierea contractelor

Procesul comercial poate include următoarele etape:

1. transmiterea unei solicitări prin formular, e-mail sau telefon;

2. clarificarea nevoilor, audit, demonstrație, analiză tehnică ori întâlnire;

3. transmiterea unei propuneri sau oferte, cu o perioadă de valabilitate;

4. negocierea condițiilor comerciale, tehnice, de securitate și protecția datelor;

5. acceptarea valabilă, confirmarea comenzii ori semnarea contractului de persoanele autorizate.

Un contract se consideră încheiat numai potrivit formei și mecanismului prevăzut în oferta ori documentele părților și după acordul asupra elementelor esențiale. Mesajele automate de confirmare a primirii unei solicitări nu reprezintă acceptarea acesteia.

Persoana care comunică în numele unei organizații declară că are dreptul de a transmite informațiile și de a purta discuțiile respective. Angajamentele contractuale vor fi asumate numai de reprezentanții autorizați.

6. Reguli de utilizare acceptabilă

Este permisă utilizarea Website-ului în scopuri legitime de informare și contact. Este interzis să:

• încălcați legea, drepturile Docentris sau drepturile unor terți;

• transmiteți conținut fals, înșelător, defăimător, discriminatoriu, ilegal sau care încalcă drepturi de proprietate intelectuală;

• introduceți programe malițioase, cod, fișiere sau linkuri destinate afectării sistemelor ori colectării neautorizate de date;

• încercați accesarea neautorizată, scanarea, testarea, ocolirea controalelor de securitate, interceptarea ori perturbarea Website-ului;

• utilizați roboți, scraping, crawling agresiv, extragere automată sau alte metode care produc o sarcină nejustificată, cu excepția indexării normale de către motoare de căutare;

• copiați sistematic conținutul, creați baze de date din acesta sau îl utilizați pentru antrenarea ori evaluarea unor modele AI fără acordul scris al Docentris;

• vă prezentați drept Docentris, un angajat, partener sau altă persoană ori falsificați originea unei comunicări;

• utilizați Website-ul pentru spam, campanii nesolicitate, fraudă, phishing sau distribuirea de materiale neautorizate.

Docentris poate limita sau bloca accesul și poate conserva dovezi tehnice atunci când există indicii rezonabile privind o utilizare abuzivă, un incident de securitate sau o obligație legală.

7. Formulare, mesaje și materiale transmise de utilizator

Sunteți responsabil pentru exactitatea și legalitatea informațiilor transmise și pentru dreptul de a le comunica. Nu trimiteți date personale, secrete comerciale, credențiale, chei de acces, fișiere de producție, date medicale, date biometrice sau alte informații sensibile prin formularele generale, dacă nu v-a fost indicat în prealabil un canal securizat și un scop clar.

Prin transmiterea unui mesaj, acordați Docentris dreptul limitat de a utiliza conținutul pentru analizarea și soluționarea solicitării, pregătirea unei oferte, securitate, prevenirea abuzurilor și apărarea drepturilor. Nu dobândim prin aceasta dreptul de a comercializa ideile sau materialele dumneavoastră în afara scopului comunicării.

Până la încheierea unui acord de confidențialitate sau a unui contract care prevede altfel, formularul public și e-mailul obișnuit nu trebuie considerate canale adecvate pentru informații cu nivel ridicat de confidențialitate.

8. Conturi și zone cu acces restricționat

Dacă Website-ul va include conturi, portaluri, zone de suport, descărcări sau demonstrații cu acces restricționat, utilizatorul trebuie să păstreze confidențialitatea credențialelor, să folosească date corecte și să anunțe fără întârziere orice utilizare neautorizată. Contul este personal sau atribuit organizației și nu poate fi transferat fără acord.

Pentru asemenea funcții pot exista termeni suplimentari, politici de utilizare, condiții de licență ori instrucțiuni de securitate. În caz de conflict, documentul specific funcției sau serviciului prevalează pentru acel aspect.

9. Proprietate intelectuală

Website-ul și elementele sale – structura, designul, textele, grafica, fotografiile, materialele video, interfețele, bazele de date, documentația, software-ul și selecția ori aranjarea conținutului – sunt protejate de legislația privind dreptul de autor, mărcile și celelalte drepturi de proprietate intelectuală. Drepturile aparțin Docentris sau licențiatorilor săi.

„DOCENTRIS”, siglele și denumirile serviciilor nu pot fi utilizate într-un mod care creează confuzie cu privire la sursă, afiliere, sponsorizare sau aprobare. Mărcile și materialele producătorilor ori partenerilor aparțin titularilor respectivi și sunt utilizate în limitele permisiunilor aplicabile.

Puteți vizualiza și imprima fragmente rezonabile pentru informare internă, necomercială, cu păstrarea mențiunilor privind sursa. Fără acord scris nu este permisă reproducerea substanțială, modificarea, publicarea, distribuirea, revânzarea, sublicențierea, încadrarea într-un alt site, eliminarea marcajelor sau crearea de materiale derivate.

Puteți crea un link obișnuit către o pagină publică a Website-ului dacă nu sugerați în mod fals o asociere și nu afectați reputația sau securitatea Docentris. Ne rezervăm dreptul de a solicita eliminarea unui link abuziv sau înșelător.

10. Documentație, articole și materiale descărcabile

Ghidurile, fișele tehnice, articolele, resursele și materialele descărcabile sunt generale și pot deveni neactuale. Înainte de a lua o decizie tehnică, financiară, juridică sau de securitate, este necesară evaluarea contextului și consultarea documentației actuale a produsului ori a unui specialist.

Docentris depune eforturi rezonabile pentru acuratețe, dar nu garantează că fiecare material este complet, lipsit de erori sau adecvat unui scop particular. Erorile semnalate pot fi corectate fără ca versiunile anterioare să rămână disponibile.

11. Precizări specifice serviciilor prezentate

12. Securitatea Website-ului și raportarea vulnerabilităților

Depunem eforturi rezonabile pentru protejarea Website-ului, însă accesul prin internet nu poate fi garantat ca fiind permanent sau complet lipsit de riscuri. Utilizatorul trebuie să folosească echipamente actualizate, soluții de protecție și prudență la descărcarea ori transmiterea fișierelor.

Dacă identificați o posibilă vulnerabilitate, transmiteți o descriere la office@docentris.ro, fără a accesa datele altor persoane, fără a modifica sau distruge informații, fără a produce indisponibilitate și fără a publica detaliile înainte de remediere. Testarea activă sau intruzivă necesită autorizare scrisă prealabilă.

13. Linkuri, integrări și conținut al terților

Website-ul poate conține linkuri, hărți, materiale video, widgeturi, postări sau alte servicii furnizate de terți. Acestea sunt puse la dispoziție pentru comoditate și nu implică, în lipsa unei mențiuni exprese, aprobarea tuturor informațiilor, produselor sau practicilor terțului.

Site-urile și serviciile externe sunt guvernate de propriile condiții și politici. Docentris nu controlează disponibilitatea, securitatea, conținutul ori prelucrarea datelor realizată independent de acești terți.

14. Disponibilitate, mentenanță și modificări

Putem modifica, actualiza, suspenda sau retrage temporar ori definitiv orice parte publică a Website-ului pentru mentenanță, securitate, schimbări tehnice, comerciale sau legale. Nu garantăm funcționarea neîntreruptă, păstrarea fiecărei pagini ori compatibilitatea cu toate dispozitivele și browserele.

Această regulă privește Website-ul public și nu modifică nivelurile de serviciu asumate separat printr-un contract ori SLA.

15. Limitarea răspunderii

În măsura permisă de lege, Docentris nu răspunde pentru prejudicii indirecte, pierderi de oportunitate, profit, venit, date sau reputație rezultate exclusiv din utilizarea ori imposibilitatea temporară de utilizare a Website-ului public sau din încrederea nejustificată în conținutul său general.

Docentris nu răspunde pentru faptele utilizatorului, pentru informații inexacte furnizate de acesta, pentru sistemele sau conexiunile sale, pentru conținutul terților ori pentru utilizarea Website-ului contrar acestor Termeni.

Nicio prevedere nu exclude și nu limitează răspunderea atunci când o asemenea excludere este interzisă de lege, inclusiv pentru fraudă, intenție, culpă gravă sau alte situații protejate imperativ. Răspunderea aferentă produselor și serviciilor contractate se stabilește exclusiv prin contractul aplicabil.

16. Forță majoră și evenimente în afara controlului

Docentris nu răspunde pentru indisponibilități sau întârzieri ale Website-ului cauzate de evenimente aflate în afara controlului rezonabil, precum întreruperi majore ale comunicațiilor sau energiei, atacuri cibernetice de amploare, măsuri ale autorităților, conflicte, dezastre ori alte situații care îndeplinesc condițiile legale. Pentru serviciile contractate se aplică prevederile de forță majoră din contract.

17. Protecția datelor și cookie-uri

Prelucrarea datelor personale realizată prin Website este descrisă în Politica de confidențialitate Docentris. Utilizarea cookie-urilor și a tehnologiilor similare este descrisă în Politica de cookie-uri și în mecanismul de gestionare a preferințelor.

Acești Termeni nu înlocuiesc informările privind protecția datelor și nu reprezintă consimțământ pentru marketing sau cookie-uri neesențiale.

18. Comunicări comerciale și newsletter

Dacă vă înscrieți la newsletter sau solicitați comunicări comerciale, acestea vor fi transmise potrivit opțiunilor exprimate și legii aplicabile. Vă puteți dezabona prin mecanismul din mesaj sau contactând Docentris. Dezabonarea de la marketing nu afectează mesajele necesare soluționării unei solicitări ori executării unui contract.

19. Suspendarea utilizării și efectele încălcării

Putem restricționa accesul unui utilizator care încalcă acești Termeni, afectează securitatea ori drepturile altora sau expune Docentris la un risc juridic sau tehnic. Putem elimina conținutul transmis, păstra logurile necesare și sesiza autoritățile, în limitele legii.

Utilizatorul răspunde, potrivit regulilor generale, pentru prejudiciile cauzate prin fapta sa culpabilă și prin utilizarea nelegală a Website-ului.

20. Modificarea Termenilor

Putem actualiza acești Termeni pentru a reflecta modificări ale Website-ului, serviciilor, tehnologiei sau legislației. Versiunea în vigoare este cea publicată pe Website și indică data ultimei actualizări. Modificările importante pot fi semnalate printr-o notificare vizibilă.

Utilizarea ulterioară publicării este guvernată de versiunea disponibilă la momentul respectiv. Modificarea acestor Termeni nu schimbă retroactiv contractele deja încheiate, decât dacă părțile convin ori legea prevede altfel.

21. Legea aplicabilă și soluționarea disputelor

Acești Termeni sunt guvernați de legea română. Orice neînțelegere va fi abordată mai întâi pe cale amiabilă, printr-o notificare transmisă la office@docentris.ro.

Dacă soluționarea amiabilă nu este posibilă, litigiile vor fi soluționate de instanțele competente din București, în măsura în care părțile și legea permit alegerea competenței. Pentru utilizatorii care au calitatea de consumator rămân aplicabile normele imperative privind competența și protecția consumatorilor.

22. Dispoziții finale

Separabilitate: Dacă o prevedere este declarată nevalabilă sau inaplicabilă, celelalte prevederi rămân în vigoare, iar prevederea afectată va fi interpretată în limita maximă permisă.

Nerenunțare: Neexercitarea imediată a unui drept nu reprezintă renunțarea la acel drept.

Ordinea documentelor: Pentru utilizarea Website-ului se aplică acești Termeni. Pentru un serviciu contractat prevalează contractul, oferta acceptată și anexele specifice, în caz de neconcordanță.

Versiunea lingvistică: Dacă sunt publicate traduceri, versiunea în limba română prevalează, în lipsa unei mențiuni contrare.

23. Contact

Document publicat la data de 14 august 2026.